Transportdocumenten

Iets waar je in transport niet om heen kunt, transportdocumenten. Bij iedere vorm van transport, van 1 doos tot een container, zal elke handeling moet worden vastgelegd zodat die voor iedereen betrokken bij het transport duidelijk maakt wat er precies gaat gebeuren.

Afhankelijk van het land van bestemming, het type vervoer en het product wordt bepaald welke documenten je nodig hebt.

Standaard heb je voor iedere transport een factuur, paklijst en een transportdocument nodig:

-       Een Bill of lading bij vervoer over water;

-       Een Airway Bill of lading bij vervoer via de lucht;

-       Een CMR-vrachtbrief bij vervoer over de weg en;

-       Een CIM-vrachtbrief bij vervoer per spoor.



Of er andere documenten zoals exportdocumenten of oorsprongsdocumenten nodig zijn wordt bepaald op basis van het land van bestemming. Zo heb je voor veel landen buiten de EU een CVO (certificaat van oorsprong) nodig. Voor landen binnen de EU geldt dit niet. Exporteer je buiten de EU dan is het bovendien verplicht een uitvoeraangifte in te dienen. Verder kan het zijn dat je nog andere aanvullende documenten nodig hebt, denk hierbij aan een gezondheidsverklaring of een inspectiecertificaat, met het type product zal bepaald worden of deze documenten nodig zijn.

Bill of Lading

De term Bill of lading betekent letterlijk “lijst met vracht”.

Wat doet een Bill of Lading dus in de kern? Juist, hij geeft de gegevens weer van de goederen die worden vervoerd. Is er meer? Absoluut. Ook al besteed je het vervoeren van je goederen uit, dan is het nog steeds waardevol om te weten wat een Bill of Lading precies doet en welke mogelijkheden er zijn.

Wat is een Bill of Lading?

Het is een ontvangstbewijs, door de uitgifte van een Bill of lading verklaard de vervoerder, in dit geval de kapitein als vertegenwoordiger van de vervoerder dat hij de goederen aan boord van zijn schip heeft ontvangen. Daarmee is het dus een transportdocument geworden.

Dit maakt het ook meteen een Waarde document.

Waarom? Een Bill of lading geeft degene die het in zijn bezit heeft recht op aflevering van de goederen. Het zou kunnen gezien worden als een bewijs van eigendom.

Daarmee kan een Bill of Lading ook verhandelbaar zijn, dit wil zeggen dat het eigendomsrecht overdraagbaar is. Vaak komen er bij dit soort handelingen een bank in het spel als tussenpersoon. Om te waarborgen dat de verkoper zijn geld krijgt en de koper een beschikking krijgt over de goederen.

Binnenvaart is ook vervoer per schip, maar niet over ‘open water’.

Daarom bestaat er voor de binnenvaart de CMNI-vrachtbrief, in tegenstelling tot een Bill of Lading (bij internationaal zeevervoer) leg je in een CMNI-vrachtbrief alleen vast welke vervoersafspraken er gemaakt zijn voor het goederenvervoer. Een CMNI-vrachtbrief wordt opgemaakt op de basis van artikel 11 van het verdrag van Boedapest inzake de overeenkomst voor het vervoer van goederen over de binnenvaart.

Ook moet een CMNI-vrachtbrief de volgende gegevens bevatten, er moet duidelijk vermeld worden dat het om een vrachtbrief bevat. De gegevens van de vervoerder en ontvanger, maar ook het nummer van het schip dat de goederen gaat vervoeren.

Airway Bill of Lading

Voor het Vervoer van goederen per vliegtuig wordt er gebruikgemaakt van een Airway Bill of Lading. Het is een niet verhandelbaar transportdocument en dekt het vervoer van luchthaven naar luchthaven.

In de regel worden er niet minder dan 8 exemplaren van een Airway Bill gegenereerd voor transport, van de 8 exemplaren worden de eerste 3 gezien als originele documenten.

-         Het eerste exemplaar is groen van kleur, deze is voor de vervoerder die het transportdocument heeft opgemaakt.

-         Het tweede exemplaar is roze van kleur, en deze is voor de ontvanger.

-         Het derde exemplaar is blauw, deze is voor de verzender.

-         Het vierde exemplaar is bruin, en deze geldt als ontvangst bewijs (het bewijs van aflevering)

-         De overige 4 exemplaren zijn kopieën, deze zijn wit van kleur.

CMR-vrachtbrief

Voor het internationaal vervoer per weg gebruiken we een CMR-vrachtbrief. De afkorting CMR-vrachtbrief staat voor de Franse benaming: Convention Relative au Contrat de Transport International de Marchandises par route.

Het sluiten van een vrachtcontract voor internationaal vervoer over de weg vraagt (bijna vanzelfsprekend) de nodige kennis van zaken. Logistieke en transportmanagers werken bijna dagelijks met de CMR-vrachtbrief, maar weten soms niet dat het meer is dan een papier waarop je de transportdetails invult. De CMR-vrachtbrief is een bindend contract tussen vervoerder en verlader dat verplichtingen met zich meebrengt voor beide contracterende partijen.

Het belangrijkste wat de CMR-vrachtbrief regelt is de aansprakelijkheid van de vervoerder. Die lijkt in eerste instantie groot, maar in de praktijk kan de vervoerder zich bij schade onderweg in veel gevallen beroepen op ‘de omstandigheden’ die hem parten hebben gespeeld. Zo zou een vervoerder kunnen stellen dat hij die niet zou hebben kunnen voorzien en dus ook niet zou hebben kunnen vermijden, om zijn aansprakelijkheid te verminderen. Bovendien zijn er verschillende schadeveroorzakende acties die niet geregeld zijn door het CMR, zoals laden, lossen en het invullen van de vrachtbrief. Als er dan schade ontstaat door een verkeerder uitvoering van deze acties, is het nog maar de vraag wie daarvoor aansprakelijk is.

CMR is niet de enige term waar verladers sommige te weinig kennis van hebben, ‘opvolgend vervoer’ en ‘regres’ zijn er nog twee. Een schrale troost is misschien dat ook de vervoerders wel eens in het duister tasten.

Weet waar je het over hebt!

Kortom, als je met de CMR-vrachtbrief werkt, zorg dan dat je ook weet welke regels en gevolgen hierbij horen.

CIM-vrachtbrief

Voor het vervoeren van goederen per trein maken we gebruik van de CIM—vrachtbrief. CIM staat voor Contrat de Transport International ferrorviare des Merchandises. De vrachtbrief is één van de voorwaarden van een vervoersovereenkomst die via deze conventie geregeld worden.

De CIM-vrachtbrief wordt in 5 exemplaren opgemaakt:

-         De originele vrachtbrief bestemd voor de ontvanger van de goederen.

-         De geleidebrief voor de spoorwegmaatschappij van het bestemmingsstation.

-         Het aankomstblad voor de spoorwegmaatschappij van het land van aankomst.

-         Een kopie vrachtbrief voor de afzender.

-         De verzendnota voor de spoorwegmaatschappij in de vertrekplaats.

De verantwoordelijkheid voor de vrachtbrief ligt bij de afzender. Het document bevat dwingend recht. Dit betekent dat je de regels moet volgen. Wel kun je aanvullende afspraken met een vervoerder maken om ze vervolgens vast te leggen in een contract. Maar, je mag nog steeds niet van de dwingende bepalingen van de CIM afwijken. Ook is het document niet verhandelbaar. Als je afwijkt van de regels mag je geen beroep doen op afspraken uit het COTIF-verdrag. Dit is het overkoepelende verdrag voor het internationale spoorwegvervoer.

De CIM is van toepassing op elke overeenkomst van spoorgoederenvervoer:

-         Waarbij de plaats van aannemen en aflevering in 2 verschillende lidstaten liggen.

-         Waarbij de plaats van aanneming en aflevering in 2 verschillende staten liggen, waarvan tenminste 1 lidstaat is, en de contracterende partijen zijn overeenkomen dat de CIM van toepassing is.

-         Op aanvullend binnenlands vervoer over de weg of de binnenwateren van een lidstaat als op het spoorvervoer de CIM van toepassing is.

De infrabeheerders ontvangen de CIM en deze staat vermeld in WLIS, een wagenlading informatiesysteem. De informatie moet kloppen. Soms komt het voor dat de CIM niet klopt met de laadlijst. De trein mag dan niet vertrekken.

-         Kijk of het document tweetalig is ingevuld. Bij vertrek vanuit Nederland in het Nederlands en in de taal van het land van aankomst.

-         De spoorvrachtbrief CIM bestaat uit 5 exemplaren. Controleer of deze alle 5 aanwezig zijn.

-         Op het document moet staan hoe de lading is vastgezet. Denk hierbij aan: sjorbanden, antislipmateriaal, ladingstangen en afdekmateriaal.

-         Controleer op welke pallets de goederen staan, denk aan de eisen en behandeling van houten pallets en hun merktekens.

Hulp nodig bij het invullen van een transportdocument of bij het bepalen van de benodigde documenten? Onze experts zitten klaar voor al je vragen.