Tijd om facturen te maken

Je hebt de goederen of dienst geleverd, nu is het tijd om je factuur te versturen.

Factuur is een ander woord voor rekening. Als je vooraf aan je opdracht een offerte maakt, is de factuur nooit een verrassing.

Want in je offerte heb je tenslotte al afgesproken heb je tenslotte al afgesproken welke werkzaamheden je gaat doen, wanneer je deze gaat doen en wat het de klant gaat kosten.

Maar nu moet je aan de slag met het opmaken van je factuur.

1.       Wat moet er op een factuur staan?

Een factuur moet aan bepaalde eisen van de belastingdienst voldoen, dit is wat je zeker moet vermelden in je factuur:

·        Btw- identificatie en het btw-nummer.

·        Je KVK-nummer.

·        De factuurdatum en het factuurnummer (factuurnummering van je facturen moeten doorlopend zijn).

·        De datum van levering.

·        De naam en het adres van jezelf en je klant.

·        De goederen of diensten die je levert.

·        Hoeveel goederen of uren je in rekening brengt.

Tip: Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan moeten je facturen aan dezelfde eisen voldoen als een factuur met btw.

Op je facturen vermeld je de tekst ‘btw vrijgesteld’, omdat je geen btw in rekening brengt.

Sommige ondernemers mogen met aangepaste facturen werken, dan gelden er aangepaste factuureisen.

Bijvoorbeeld ondernemers in het openbaar vervoer, taxivervoer en in de horeca. Ook zijn sommige producten vrijgesteld van btw.

Lever je goederen of diensten aan particulieren?

Dan ben je meestal niet verplicht om een factuur te maken.

Is het bedrag van een factuur niet hoger dan €100 (inclusief btw)? Of stuur je een factuur die de oorspronkelijk factuur wijzigt (creditfactuur)?

Dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Vermeld dan minimaal het volgende:

·        De datum waarop je de factuur uitreikt.

·        Je naam en adresgegevens.

·        Welke goederen of diensten je hebt geleverd.

·        Het btw-bedrag.

Facturen en de AVG

Sinds mei 2018 geldt er voor alle ondernemers De Algemene Gegevens Verordening (AVG). Iedereen die met persoonsgegevens werkt moet voldoen aan de eisen van de AVG. Je moet kunnen bewijzen waarvoor je de gegevens van (potentiële) klanten gebruikt en hoe lang je deze bewaart. Ook in je administratie bewaar je persoonlijke gegevens. Bijvoorbeeld het verwerken van klantgegevens voor het opmaken van een factuur valt al onder de AVG. Door deze 10 vragen bepaal jij welke acties je moet ondernemen om aan deze wet te voldoen. Zo voorkom je een boete.

2.    Een duidelijk en overzichtelijke factuur

Zorg voor een duidelijk opmaak van je factuur. Het moet er duidelijk en overzichtelijk uitzien. Het is belangrijk dat je logo en bedrijfsnaam meteen opvallen. Stel de factuur zo op dat de klant in een oogopslag het te betalen bedrag, de betalingstermijn en je bankrekening of betaallink ziet. Als je inverteert in het format en de opmaak van je factuur scheelt je dit later veel tijd.

3.    Wanneer verstuur je de factuur?

Stuur zo snel mogelijk na levering of afronding van een opdracht een factuur naar je klant. Je opdracht of levering ligt nu nog vers in het geheugen van de klant. Verstuur je factuur in ieder geval voor de 15^de van de maand op de maand waarin je product of dienst geleverd is. Dit noemen we de uitreikingsdatum en deze is bepaald door de Belastingdienst.

Bijvoorbeeld je hebt de producten op 5 juli geleverd. Dan moet de factuur voor 15 augustus zijn verstuurd.

4.    Zorg ervoor dat je op tijd (snel) betaald wordt

Wees duidelijk in de vermelding over hoe snel de factuur betaald moet worden. Dit doe je vooraf in je offerte en in je algemene voorwaarden.

Betaling kan vooraf, direct bij de levering of met een betalingstermijn. Vermeld deze betalingstermijn duidelijk in de factuur.

Als ondernemer zijn er verschillende betalingsafspraken die je kan afspreken met jouw klant, zo zijn er bijvoorbeeld ondernemers die korting aanbieden op facturen die direct betaald worden.

Ook kun je automatisch incassocontract met de klant afsluiten.

Hoe verstuur je een online factuur?

Ondernemers maken steeds meer gebruik van een elektronische factuur (e-factuur). Een e-facturatie of e-invoicing is niet zomaar een in gescande factuur verzenden.

Het gaan dan namelijk om een digitale factuur in XML-formaat. Door e-facturatie te gebruiken wordt je factuur altijd via een beveiligde server verzonden en altijd goed ontvangen.

Op een e-factuur staan de vereiste gegevens altijd op een vaste plek met codering. Daardoor is het mogelijk een e-factuur automatische te verwekren in jouw administratie en in de administratie van je klant.

Ondernemers die zakendoen met de Rijksoverheid zijn verplicht om een e-factuur te sturen. Ook gemeenten, provincies en waterschappen zijn in staat om e-facturen te ontvangen. Doe je mee aan een aanbesteding? Dan is e-facturatie ook vaak verplicht.

5.    Bewaar je facturen minimaal 7 jaar

Facturen en bonnetjes mag je scannen en digitaal bewaren. De bewaartermijn is 7 jaar. Voor onroerende goederen geldt een termijn van 10 jaar.

De Belastingdienst vindt het belangrijk dat je binnen een redelijk termijn de administratie kunt overhandigen. Gebruik een systeem dat bij jouw bedrijf aansluit. Van de facturen die je verzendt, moet je altijd een (digitale) kopie bewaren.